Prácticas recomendadas para administrar activos de datos

El gobierno de datos define roles, responsabilidades y procesos para garantizar la rendición de cuentas y la propiedad de los activos de datos en toda la empresa.

Definición de gobierno de datos

El gobierno de datos es un sistema para definir quién dentro de una organización tiene autoridad y control sobre los activos de datos y cómo se pueden usar esos activos de datos. Abarca las personas, los procesos y las tecnologías necesarios para administrar y proteger los activos de datos.

El Data Governance Institute lo define como «un sistema de derechos de decisión y responsabilidades para procesos relacionados con la información, ejecutados de acuerdo con modelos acordados que describen quién puede tomar qué acciones con qué información, y cuándo, bajo qué circunstancias, utilizando qué métodos».

La Data Management Association (DAMA) International lo define como la «planificación, supervisión y control sobre la gestión de datos y el uso de datos y fuentes relacionadas con los datos».

Marco de gobierno de datos

El gobierno de datos puede considerarse mejor como una función que respalda la estrategia general de gestión de datos de una organización. Dicho marco proporciona a su organización un enfoque holístico para recopilar, administrar, proteger y almacenar datos. Para ayudar a comprender lo que debe cubrir un marco, DAMA visualiza la gestión de datos como una rueda, con el gobierno de

datos como el centro desde el cual irradian las siguientes 10 áreas de conocimiento de gestión de datos:

• Arquitectura de datos: la estructura general de los datos y los recursos relacionados con los datos como parte integral de la arquitectura empresarial.

• Modelado y diseño de datos: análisis, diseño, construcción, pruebas y mantenimiento

• Almacenamiento y operaciones de datos: implementación y administración del almacenamiento de activos de datos físicos estructurados

• Seguridad de los datos: garantizar la privacidad, la confidencialidad y el acceso adecuado

• Integración e interoperabilidad de datos: adquisición, extracción, transformación, movimiento, entrega, replicación, federación, virtualización y soporte operativo

• Documentos y contenido: almacenar, proteger, indexar y permitir el acceso a los datos que se encuentran en fuentes no estructuradas y hacer que estos datos estén disponibles para la integración e interoperabilidad con datos estructurados

• Datos maestros y de referencia: gestión de datos compartidos para reducir la redundancia y garantizar una mejor calidad de los datos mediante la definición y el uso estandarizados de los valores de los datos.

• Almacenamiento de datos e inteligencia empresarial (BI): gestión del procesamiento de datos analíticos y habilitación del acceso a los datos de soporte de decisiones para informes y análisis.

• Metadatos: recopilación, categorización, mantenimiento, integración, control, administración y entrega de metadatos

• Calidad de los datos: definir, supervisar, mantener la integridad de los datos y mejorar la calidad de los datos

Al establecer una estrategia, se debe considerar cada una de las facetas anteriores de la recopilación, administración, archivo y uso de datos.

El Business Application Research Center (BARC) advierte que el gobierno de datos es un programa altamente complejo y continuo, no una «iniciativa big bang», y corre el riesgo de que los participantes pierdan confianza e interés con el tiempo. Para contrarrestar eso, BARC recomienda comenzar con un proyecto prototipo manejable o específico de la aplicación y luego expandirse en toda la empresa en función de las lecciones aprendidas.

BARC recomienda los siguientes pasos para la implementación:

• Definir objetivos y comprender los beneficios

• Analizar el estado actual y el análisis delta

• Derivar una hoja de ruta

• Convencer a las partes interesadas y presupuestar el proyecto

• Desarrollar y planificar el programa de gobierno de datos

• Implementar el programa de gobierno de datos

• Monitorizar y controlar

Gobierno de datos frente a gestión de datos

El gobierno de datos es solo una parte de la disciplina general de la gestión de datos, aunque es importante. Mientras que el gobierno de datos se trata de los roles, responsabilidades y procesos para garantizar la rendición de cuentas y la propiedad de los activos de datos, DAMA define la gestión de datos como «un término general que describe los procesos utilizados para planificar, especificar, habilitar, crear, adquirir, mantener, usar, archivar, recuperar, controlar y purgar datos».

Si bien la gestión de datos se ha convertido en un término común para la disciplina, a veces se la conoce como gestión de recursos de datos o gestión de información empresarial (EIM). Gartner describe EIM como «una disciplina integradora para estructurar, describir y gobernar los activos de información a través de los límites organizativos y técnicos para mejorar la eficiencia, promover la transparencia y permitir la visión del negocio».

Importancia de la gobernanza de datos
La mayoría de las empresas ya tienen algún tipo de gobierno para aplicaciones individuales, unidades de negocio o funciones, incluso si los procesos y

responsabilidades son informales. Como práctica, se trata de establecer un control sistemático y formal sobre estos procesos y responsabilidades. Hacerlo puede ayudar a las empresas a seguir siendo receptivas, especialmente a medida que crecen a un tamaño en el que ya no es eficiente para las personas realizar tareas multifuncionales. Varios de los beneficios generales de la gestión de datos solo se pueden obtener después de que la empresa haya establecido un gobierno de datos sistemático. Algunos de estos beneficios incluyen:

• Soporte de decisiones mejor y más completo derivado de datos consistentes y uniformes en toda la organización

• Reglas claras para cambiar procesos y datos que ayudan al negocio y a TI a ser más ágiles y escalables

• Reducción de costos en otras áreas de la gestión de datos a través de la provisión de mecanismos de control central

• Mayor eficiencia a través de la capacidad de reutilizar procesos y datos

• Mayor confianza en la calidad de los datos y la documentación de los procesos de datos

• Mejora del cumplimiento de las normativas sobre datos

Objetivos del gobierno de datos

El objetivo es establecer los métodos, el conjunto de responsabilidades y los procesos para estandarizar, integrar, proteger y almacenar datos corporativos. Según BARC, los objetivos clave de una organización deben ser:

• Minimice los riesgos

• Establecer reglas internas para el uso de datos

• Implementar requisitos de cumplimiento

• Mejorar la comunicación interna y externa

• Aumentar el valor de los datos

• Facilitar la administración de lo anterior

• Reducir costes

• Ayudar a garantizar la continuidad de la empresa a través de la gestión y optimización de riesgos

BARC señala que tales programas siempre abarcan los niveles estratégico, táctico y operativo en las empresas, y deben tratarse como procesos continuos e iterativos.

Principios de gobierno de datos

Según el Data Governance Institute, ocho principios están en el centro de todos los programas exitosos de gobierno y administración de datos:

1. Todos los participantes deben tener integridad en sus relaciones entre sí. Deben ser veraces y comunicativos al discutir los impulsores, las restricciones, las opciones y los impactos de las decisiones relacionadas con los datos.

2. Los procesos de gobierno y administración de datos requieren transparencia. Debe quedar claro para todos los participantes y auditores cómo y cuándo se introdujeron en los procesos las decisiones y controles relacionados con los datos.

3. Las decisiones, procesos y controles relacionados con los datos sujetos a la gobernanza de datos deben ser auditables. Deben ir acompañados de documentación para respaldar los requisitos de auditoría operativa y basados en el cumplimiento.

4. Deben definir quién es responsable de las decisiones, procesos y controles multifuncionales relacionados con los datos.

5. Debe definir quién es responsable de las actividades de administración que son responsabilidades de contribuyentes individuales y grupos de administradores de datos.

6. Los programas deben definir las responsabilidades de una manera que introduzca controles y equilibrios entre los equipos de negocios y tecnología, y entre aquellos que crean/recopilan información, aquellos que la administran, quienes la usan y aquellos que introducen estándares y requisitos de cumplimiento.

7. El programa debe introducir y apoyar la estandarización de los datos empresariales.

8. Los programas deben apoyar actividades proactivas y reactivas de gestión del cambio para los valores de los datos de referencia y la estructura/uso de datos maestros y metadatos.

Mejores prácticas de gobierno de datos

Las estrategias de gobierno de datos deben adaptarse para adaptarse mejor a los procesos, necesidades y objetivos de una organización. Aún así, hay seis mejores prácticas básicas que vale la pena seguir:

1. Identificar elementos de datos críticos y tratar los datos como un recurso estratégico.

2. Establecer políticas y procedimientos para todo el ciclo de vida de los datos.

3. Involucrar a los usuarios empresariales en el proceso de gobernanza.

4. No descuides la gestión de datos maestros.

5. Comprender el valor de la información.

6. No restrinja demasiado el uso de datos.

Para obtener más información sobre cómo hacer un gobierno de datos correcto, consulte «6 mejores prácticas para un buen gobierno de datos«.

Desafíos en el gobierno de datos

Un buen gobierno de datos no es una tarea sencilla. Requiere trabajo en equipo, inversión y recursos, así como planificación y monitoreo. Algunos de los principales desafíos de un programa de gobierno de datos incluyen:

• Falta de liderazgo de datos: Al igual que otras funciones comerciales, el gobierno de datos requiere un fuerte liderazgo ejecutivo. El líder debe dar dirección al equipo de gobierno, desarrollar políticas para que todos en la organización las sigan y comunicarse con otros líderes de la empresa.

• Falta de recursos: Las iniciativas de gobierno de datos pueden tener dificultades por la falta de inversión en presupuesto o personal. El gobierno de datos debe ser propiedad y pagado por alguien, pero rara vez genera ingresos por sí solo. Sin embargo, el gobierno de datos y la gestión de datos en general son esenciales para aprovechar los datos para generar ingresos.

• Datos aislados: Los datos tienen una forma de convertirse en silos y segmentados con el tiempo, especialmente a medida que las líneas de negocio u otras funciones desarrollan nuevas fuentes de datos, aplican nuevas tecnologías y similares. Su programa de gobierno de datos necesita romper continuamente nuevos silos.

Para obtener más información sobre estas dificultades y otras, consulte «7 errores de gobierno de datos que debe evitar«.

Software y proveedores de gobierno de datos

El gobierno de datos es un programa continuo en lugar de una solución tecnológica, pero existen herramientas con características de gobierno de datos que pueden ayudar a respaldar su programa. La herramienta que se adapte a su empresa dependerá de sus necesidades, volumen de datos y presupuesto. Según PeerSpot, algunas de las soluciones más populares incluyen:

Solución de gobierno de datos

Gobernanza de Collibra: Collibra es una solución para toda la empresa que automatiza muchas tareas de gobierno y administración. Incluye un administrador de políticas, un servicio de asistencia de datos, un diccionario de datos y un glosario empresarial.

Gestión de datos SAS: Construido sobre la plataforma SAS, SAS Data Management proporciona una GUI basada en roles para administrar procesos e incluye un glosario empresarial integrado, administración de metadatos SAS y de terceros, y visualización de linaje.

Erwin Data Intelligence (DI) para el gobierno de datos: Erwin DI combina el catálogo de datos y las capacidades de alfabetización de datos para proporcionar conocimiento y acceso a los activos de datos disponibles. Proporciona orientación sobre el uso de esos activos de datos y garantiza que se sigan las políticas de datos y las mejores prácticas.

Informatica Axon: Informatica Axon es un centro de recopilación y un mercado de datos para programas de soporte. Las características clave incluyen un glosario empresarial colaborativo, la capacidad de visualizar el linaje de datos y generar mediciones de calidad de datos basadas en definiciones comerciales.

SAP Data Hub: SAP Data Hub es una solución de orquestación de datos destinada a ayudarle a descubrir, refinar, enriquecer y gobernar todos los tipos, variedades y volúmenes de datos en todo su entorno de datos. Ayuda a las organizaciones a establecer configuraciones de seguridad y directivas de control de identidad para usuarios, grupos y roles, y a optimizar las prácticas recomendadas y los procesos para la administración de directivas y el registro de seguridad.

Alatión: es un catálogo de datos empresariales que indexa automáticamente los datos por origen. Una de sus capacidades clave, TrustCheck, proporciona «barandillas» en tiempo real a los flujos de trabajo. Diseñado específicamente para admitir el análisis de autoservicio, TrustCheck adjunta pautas y reglas a los activos de datos.

Suite de gobierno de datos Varonis: La solución de Varonis automatiza las tareas de protección y gestión de datos aprovechando un marco de metadatos escalable que permite a las organizaciones administrar el acceso a los datos, ver pistas de auditoría de cada evento de archivo y correo electrónico, identificar la propiedad de los datos en diferentes unidades de negocio y encontrar y clasificar datos y documentos confidenciales.

Gobierno de datos de IBM: IBM Data Governance aprovecha el aprendizaje automático para
Gobierno de datos recopilar y seleccionar activos de datos. El catálogo de datos integrado ayuda a las empresas a encontrar, seleccionar, analizar, preparar y compartir datos.

Certificaciones de gobierno de datos

El gobierno de datos es un sistema, pero hay algunas certificaciones que pueden ayudar a su organización a obtener una ventaja, incluidas las siguientes:

• DAMA Certified Data Management Professional (CDMP)

• Profesional de Gobierno y Administración de Datos (DGSP)

• Gestión de datos empresariales de edX

• SAP Certified Application Associate – SAP Master Data Governance

Para obtener certificaciones relacionadas, consulte «10 certificaciones de administración de datos maestros que darán sus frutos«.

Roles de gobierno de datos

Cada empresa compone su gobierno de datos de manera diferente, pero hay algunos puntos en común.

Comité directivo: Los programas de gobierno abarcan toda la empresa, generalmente comenzando con un comité directivo compuesto por altos directivos, a menudo individuos de nivel C o vicepresidentes responsables de las líneas de negocio. Morgan Templar, autor de Get Governed: Building World Class Data Governance Programs, dice que las responsabilidades de los miembros del comité directivo incluyen establecer la estrategia general de gobierno con resultados específicos, defender el trabajo de los administradores de datos y responsabilizar a la organización de gobierno de los plazos y resultados.

Propietario de los datos: Templar dice que los propietarios de datos son individuos responsables de garantizar que la información dentro de un dominio de datos específico se rija a través de sistemas y líneas de negocio. Generalmente son miembros del comité directivo, aunque pueden no ser miembros con derecho a voto. Los titulares de los datos son responsables de:

• Aprobación de glosarios de datos y otras definiciones de datos

• Garantizar la precisión de la información en toda la empresa

• Actividades directas de calidad de datos

• Revisar y aprobar enfoques, resultados y actividades de gestión de datos maestros

• Trabajar con otros propietarios de datos para resolver problemas de datos

• Revisión de segundo nivel para los problemas identificados por los administradores de datos

• Proporcionar al comité directivo información sobre soluciones de software, políticas o requisitos reglamentarios de su dominio de datos

Administrador de datos:Los administradores de datos son responsables de la gestión diaria de los datos. Son expertos en la materia (PYME) que entienden y comunican el significado y el uso de la información, dice Templar, y trabajan con otros administradores de datos en toda la organización como el órgano rector de la

mayoría de las decisiones de datos. Los administradores de datos son responsables de:

• Ser pymes para su dominio de datos

• Identificar problemas de datos y trabajar con otros administradores de datos para resolverlos

• Actuar como miembro del consejo de administradores de datos

• Propuesta, discusión y votación de políticas de datos y actividades del comité

• Informar al propietario de los datos y otras partes interesadas dentro de un dominio de datos

• Trabajar de forma multifuncional en todas las líneas de negocio para garantizar que los datos de su dominio se administren y comprendan